인정받는 공문 작성 방법
안녕하세요
인천남아 입니다.
공문 작성은 공식적이고 형식적인 특성을 가지는 문서를 작성하는 것입니다.
아래는 일반적인 공문 작성의 방법을 안내해 드리겠습니다.
1. 문서 형식 설정
공문은 표준 문서 형식을 따라 작성되어야 합니다. 일반적으로 상단에는 송신처와 수신처의 정보, 날짜, 제목 등이 포함되며, 본문은 적절한 간격과 들여쓰기로 구성됩니다. 주로 수신자는 대표자(기관장)으로 선정하며, 경유에는 담당하는 직원을 경유로 표기합니다.
예문 : 수신자 0000 대표이사 귀하 / 경유 사엄담당자, 인사담당자
2. 제목 작성
제목은 공문의 내용을 명확하게 전달해야 합니다. 간결하면서도 목적을 잘 나타낼 수 있는 제목을 작성하세요.
단, 제목의 내용이 광범위하거나 작성하는데 제한이 있다면 목적만 작성하시는 걸 추천합니다.
예문 : 0000현장 000사업을 위한 주민협조문
3. 인사
공문의 시작 부분에는 적절한 인사말을 사용합니다. 일반적으로 "귀하"나 "존경하는" 등의 표현을 사용하여 상대방을 공손하게 대합니다. 대부분은 아래 예문과 같이 표기하시는 것이 가장 무난합니다.
예문 : 귀하(사)에 무궁한 발전을 기원합니다.
4. 본문 작성
본문은 목적과 내용을 명확하게 전달해야 합니다. 직관적이고 간결한 문장을 사용하고, 문맥에 맞는 공식적인 어조를 유지해야 합니다. 중요한 내용은 명확하게 표현하며, 필요한 경우 관련 정보나 근거를 제시하세요.
공문은 단어선택이 매우 중요하며, 간단명료하게 정확한 목적이 들어가는 것이 좋습니다. 가장 좋은 공문인 한장이내의
공문입니다.
5. 마무리
공문의 마지막 부분에는 적절한 마무리말과 서명을 작성합니다. 일반적으로 "감사합니다"나 "의견을 부탁드립니다" 등의 표현을 사용하여 끝맺음을 잘 지어줍니다. 서명은 송신자의 이름과 직위, 송신처의 상호 및 주소 등을 포함해야 합니다.
또한 모든 공문 끝 어귀에 "." "끝"을 표기합니다.(점 찍고 두칸 뛰고 점)
예문 : 의견을 부탁드립니다. 끝.
6. 포맷 및 첨부물
공문은 일반적으로 워드 프로세서 등을 사용하여 작성되며, 표준화된 포맷을 따르는 것이 좋습니다. 필요한 경우, 관련 문서나 첨부 파일을 함께 제출해야 할 수도 있습니다.
관공서를 제외하고는 공문의 서식은 회사에서 사용하시는 서식으로 사용하시면 됩니다.
7. 검토 및 수정
작성한 공문은 꼼꼼히 검토하여 오타나 문법적인 오류를 확인한 후, 필요한 수정을 가합니다. 문맥과 내용을 다시 한 번 확인하고, 전달하고자 하는 의미가 명확히 전달되는지 확인하세요.
공문의 오타는 회사의 이미지에 안좋은 영향을 미칠 수 있으니, 검토는 많이 하면 할 수록 좋습니다.